سنة الحياة أن يكون لدينا مسؤوليات أو مشاريع متعددة في وقت واحد. التعدد في المسؤوليات قد يؤدي إلى التوتر والقلق والإرهاق. ومع ذلك، هناك طريقة للتغلب على هذا. للتغلب على التوهان و التوتر فيما يخص هذا الموضوع, يمكننا وضع ألية لتنظيم وتحديد المهام لتلبي أهدافك بالعمل أو حتى حياتك الشخصية.
أولاً، لا بد من تحديد المدة المتطلبة لاسكمال المهمة التي تخصك. من المهم التعرف على المهام التي تتطلب مزيدًا من الوقت ، حيث قد تحتاج إلى التعامل معها أولاً. وهذا يضمن عدم ترك المهام الأطول حتى آخر لحظة وذلك قد يسبب انخفاض الإنتاجية. من المفيد تقسيم المهام الطويلة أو المعقدة إلى أقسام أصغر أو مراحل يمكن إكمالها خلال الفترة الزمنية التي تحددها. هذه الطريقة ستسمح لك بشعور الإنجاز عند استكمال المهام الصغيرة ، وذلك سيعطيك الدافع لمواصلة العمل في التخلص من هذه المهمة. بعد ذلك ، دعونا نناقش أهمية كل مهمة. تحديد أولويات المهام على أساس الأهمية يعني تحديد المهام الجازمة ، والتي يجب إكمالها على الفور. تتمثل إحدى طرق تحقيق ذلك في استخدام مصفوفة أيزنهاور ، وهي أداة تُستخدم لتصنيف المهام إلى أربعة أجزاء بناءً على الأهمية والإلحاح. فم برسم مربع وقسمه إلى أربعة أرباع. أي مهام تضع في الصفان ستكون إما "مهمه" أو "غير مهمه". والمهام بداخل العمودين ستكون إما "عاجله" أو"ليس عاجله". إذا اعتبرت المهمة "عاجلة" و"مهمة" ، فمن الأفضل القيام بها على الفور. هذه مهام ذات أهمية كبيرة أو يكوم لها موعد استكمال مخصص . إذا تم اعتبار المهمة "غير عاجلة" ولكنها "مهمة" ، فمن الأفضل جدولة هذه المهام. تشمل المهام التي تندرج تحت هذه الفئة المهام التي لها مواعيد مفتوحة أو غير واضحة ولكنها ضرورية للنجاح الذي تسعى إليه. يضمن جدولة هذه المهام في وقت معين كل يوم إنجاز هذه المهام. عندما تعتبر المهمة "عاجلة" ولكنها "غير مهمة" ، فمن الأفضل أن تفوض هذه المهام. عادةً ما تكون هذه المهام غير معقدة ولا تتطلب مجموعة مهارات المخصصة لديك ، ولكن يجب القيام بها لضمان التدفق السلس للإنتاجية. وأخيرًا ، إذا المهمة "ليس عاجلة" و"غير مهمة" ، فمن الأفضل إزالة هذه المهام من قائمة مهامك. تعتبر هذه المهام إلهاءات ولن تساهم بشكل إيجابي في الإنتاجية المطلوبة.
لنتحدث عن تأثير كل مهمة. يشير تأثير المهمة إلى نتيجتها المحتملة وقيمتها. هذا يعني أنه يجب التعامل مع المهام التي تؤدي إلى تأثير أكبر أولاً. على سبيل المثال، يعتبر التعامل مع مهمة تؤدي إلى نمو الإيرادات في مؤسسة أكثر تأثيرًا من التعامل مع مهمة لا تؤدي إلى ذلك. لذلك، من الضروري التعرف على المهام المؤثرة وتحديد أولوياتها على حسب تأثيرها.
في الختام ، يمكن تحديد أولويات المهام من خلال تقسيمها على أساس المدة الزمنية المطلوبة والأهمية والتأثير. باستخدام هذه الطرق، يمكنك إنشاء روتين يضمن الإنتاجية والكفاءة، مع تقليل الإجهاد والإرهاق. حدد الطريقة التي تناسب أسلوب عملك وابدأ في تحديد الأولويات اليوم!
Comments